Наукові записки з проблем волинезнавства. І випуск. Збірник наукових статей та матеріалів, присвячений 45-річчю від дня народження С.Д.Панишка / Упоряд. О.Златогорський. – Луцьк, 2009. – С.229-230.

Златогорський Олексій,

Величко Юлія

Секретарська справа України: передмова до публікації „Старинного малорусского письмовника”

Актові книги, судові документи та вся документація українських канцеляристів XV-XVIII ст. є важливим хрестоматійним джерелом предметів „Дипломатика” та „Організація серкретарського обслуговування”.

Діяльність земських і гродських судів на території західноукраїнських земель прив’язується до 1435 року, часу введення тут у дію польського права і, відповідно, земських та гродських судів. Гродський суд мав канцелярію, яка урядувала постійно, а канцелярія земського суду діяла лише під час земських рочків, самостійно – лише під час коротких періодів під час так званого „відкриття книг”.

Урядовою мовою судів і канцелярій тривалий час була латинська. З 1543 року допускалась і польська мова, хоча на практиці до книг вносились акти і на українській мові.

Найважливішими завданнями канцелярій як гродських, так і земських судів було приймання записів, тобто приймання актів і документів з метою переписування їх до судових книг. Форма, в якій можна було робити запис, була двояка. Коли до канцелярії подавали документ з вимогою дослівно записати його до актових книг, то цей запис називали облятою. Можна було вимагати запису до актових книг тільки змісту якогось документа: таку форму запису називали зізнанням.

Запис до книг можна було зробити тільки в межах канцелярії. Зізнання здійснювалося особисто або через заступника без спеціального уповноваження, тільки треба було записати від імені кого сторона виступає. Кожний запис документа до книг був сформульований відповідно до змісту певними шаблонними канцелярськими формулами, які, до речі, швидко множились і затрудняли канцелярську процедуру. Збірки шаблонів були досить популярними в середовищі канцеляристів, що яскраво представлено у рукописному виданні „Книга, глаголемая Листовня” XVIII ст., що була поширена на Лівобережній Україні.

З іншої сторони, широке поширення канцелярських шаблонів приводило до виникнення подвійної документації, яка полягала в тому, що в присутності тсорони записували лише найважливіший зміст зізнання чи приймали акт із зазначенням у книзі, коли і хто його вніс. Призначені для цієї мети книги називалися протоколами, а записи до них – сусцептами. Згодом окремі урядовці – індуценти – переписували такі акти чи зізнання до іншої книги разом у усіма формулами, і така діяльність називалася індукцією, а сама книга – індуктою.

Протоколи писали у секстернах, тобто у пронумерованих шестиаркушевих зошитах. Запис в індукту випливав з протоколу; щоб індуцент міг леко відшукати потрібний до індукції акт, у протоколі зазначалося, де його було складено. Коли часом акт відразу не знаходили, то в індукті залишали вільне місце, щоб пізніше вписати знайдений акт. Поряд із прийманням вписів, до обов’язків канцелярій земських і гродських судів входило видання копій актів з судових книг, тобто екстрактів.

Як допоміжні органи судів канцелярії у випадку потреби виготовляли позови від імені короля, з печаткою повіту або старости. Вони вели також книги реєстрів, до яких вписували справи у порядку їх надходження. Крім реєстрів, канцелярія вела книги декретів, до яких вписували коротко зміст спірної справи, а передусім рішення суду. Гродська канцелярія як допоміжний орган суду діяла також поза своїм постійним приміщенням під час так званих кондецензоріальних або з’їздових судів, що відбувалися на спірному місці.

Канцелярії земських і гродських судів містилися в старостинських замках, міських ратушах або в інших місцях. Судові книги зберігалися переважно в скринях, що замикалися на замки, опечатувалися і здавалися в сховища. Земські книги відповідно до Статутів від 1420 р., 1496 р. і 1530 р. знаходилися за трьома замками, один ключ від яких мав воєвода, другий – суддя і третій – писар. Один без одного вони не могли відкрити скрині.

Значно пізніше почали турбуватися про книги гродських судів. Це було зв’язано з тим, що записи в акти гродських судів не мали спочатку тривалого юридичного значення, а набували його лише після перенесення їх до книг земських судів. У зв’язку з цим гродські акти вважалися більше приватною власністю старост, причому часто переходили за спадком його родині, і лише з кінця XV ст. було застережено Статутами, що жоден староста не має право довільно розпоряджатися актами, які є публічною власністю, а повинен залишати їх у гроді. У XVI і XVII ст. згідно з Статутом від 1496 р. гродські акти також набувають тривалої доказової сили – з’явилась так звана вічність гродів.

Писарі належали до судових урядовців, якими могла бути лише родова шляхта, а не щойно нобілітована. Відомі цілі канцелярські родини, яскравим представником однією з таких став луцький писар, пізніше суддя, а потім і гетьман України Іван Виговський.

У XVIII ст.писар, хоч і не змінив своєї професійної назви, але уже в більшій мірі стає судовим урядовцем, ніж канцелярським, і вже навіть не керує внутрішніми функціями канцелярії, передавши ці повноваження своїм заступникам, регентам (начальники канцелярій) та регентам актів (начальники архівів). Права і обов’язки регентів випливали з їх службового становища. Регент мусив приймати всілякі зізнання, вписи, протестації, маніфестації та інші юридичні акти. Він же розподіляв роботу між працівниками канцелярії: давав переписувати протоколи в індикти, перевіряв і приймав роботи від них та давав вказівки звіряти протоколи з індуктами.

Крім регента, виступав інколи його заступник, так званий віце-регент або, як правило, сусцептант. До канцелярського персоналу належали також індуценти, екстрагенти, сектанти, ключники. Завданням індуцентів було переписування актів з протоколів до індуктів, тобто чистових книг.  Екстрагенти виготовляли і видавали виписи із книг зацікавеним сторонам. Сектанти звіряли акти, протоколи з індиктами, індикти з виписами, копії з оригіналом. Ключники тримали ключі від архівів, наглядали за особами, що робили пошуки в архівах,  завіряли виписи з актів печаткою.

Нижчим персоналом канцелярських працівників були палестранти, зазвичай шляхетька молодь, яка проходила юридичну практику.

Робочий день у канцеляріях тривав 10 годин. Канцелярські урядовці працювали 5 годин зранку, від 6-ої до 11-ої, і 5 годин після полудня, від 13-ої до 18-ої години.

Не маємо спеціальних джерельних відомостей про загальну і фахову освіту писарів, регентів та інших канцеляристів. Однак багато фактів говорить про те, що вищі урядовці канцелярії (писарі, регенти, сусцептанти) були всебічно освіченими людьми. Документи засвідчують, що вони мали юридичну, філософську (або богословську) освіту. Адже судові книги велися дуже старанно, були писані бездоганною латинською мовою і згідно з тогочасними правилами судового діловодства. Інколи писарі та інші канцелярські урядовці  (особливо у XVII-XVIII ст.) вносили на незаписані сторінки судових книг свої літературні і живописні твори, шаржі, карикатури, гуморески.

 _______________

Захарчишина П.  Писарі й архівісти земських та гродських канцелярій на західноукраїнських землях в XV-XVIII ст. // Архіви України. – 1969. – №1. – С.15-26.